Yhdistyksen kirjanpito - takaa taloudellinen läpinäkyvyys
Yhdistyksen kirjanpito on olennainen osa sen hallintoa ja läpinäkyvyyttä. Tarkka ja oikea-aikainen kirjanpito auttaa yhdistystä seuraamaan taloudellista tilannettaan, tekemään päätöksiä perustuen faktoihin ja noudattamaan lakia sekä tilinpäätöksen laatimista koskevia vaatimuksia.
Kirjanpidon tarkoitus
Yhdistyksen kirjanpito on järjestelmä, jonka avulla tallennetaan kaikki yhdistyksen talouteen liittyvät tapahtumat. Kirjanpito pitää kirjaa tuloista, menoista, varoista ja veloista. Sen tarkoituksena on luoda yhteenveto yhdistyksen taloudellisesta tilanteesta ja tuottaa luotettavaa tietoa päätöksentekoa varten. Kirjanpitoa käytetään myös tilinpäätöksen laatimiseen, joka on tärkeä raportti yhdistyksen toiminnan ja talouden tilasta.
Yhdistysten kirjanpitovelvollisuus
Yhdistysten kirjanpitoa säätelee kirjanpitolaki ja kirjanpitoasetus, jotka määrittelevät kirjanpidon perusperiaatteet ja -menetelmät Suomessa. Yhdistykset voivat noudattaa joko kalenterivuotta tai tilikautta, joka voi olla esimerkiksi 1.1.-31.12. tai vaihtoehtoisesti esimerkiksi 1.7.-30.6. Yhdistysten on pidettävä kirjanpitoa kahdenkertaisella kirjanpitomenetelmällä, joka tarkoittaa, että jokainen taloudellinen tapahtuma kirjataan vähintään kahteen eri kirjanpitoon kuuluvaan tiliin.
Pienten yhdistysten kirjanpito
8.2 voimaan tullut yhdistyslain muutos (135/2023) tuo helpotuksia pienten yhdistysten kirjanpitoon. Tämä muutos on suunniteltu keventämään hallinnollista taakkaa pienimuotoisessa kansalaistoiminnassa. Uusi laki mahdollistaa yhdenkertaisen tilinpidon sellaisille yhdistyksille, joiden vuosituotot eivät ylitä 30 000 euroa sekä päättyneeltä että edelliseltä tilikaudelta, eikä yhdistys harjoita liiketoimintaa. Tämä kevennetty tilinpito järjestää erillään yhdistyksen tulot, menot, varat ja velat, jotta jäsenet, avustusten antajat ja viranomaiset voivat seurata taloudenpitoa tarpeellisella tavalla tehtäviensä hoitamiseksi. Tarkemmat säännöt tilinpitojärjestelyistä, sisällöstä, kaavoista ja vuosilaskelmasta annetaan erillisellä valtioneuvoston asetuksella. Tätä kevennettyä menettelyä voidaan soveltaa aikaisintaan 1.7.2023 alkavalla tilikaudella.
Yhdistyksen tilinpäätöksen laatiminen
Tilikauden päätteeksi yhdistyksen on laadittava tilinpäätös viimeistään 4 kk kuluessa tilikauden päättymisestä. Tilinpäätös sisältää tuloslaskelman, taseen ja liitetiedot. Tuloslaskelmasta ja taseesta on esitettävä myös vertailutiedot edelliseen tilikauteen nähden.
Kenellä on vastuu yhdistyksen kirjanpidosta?
Yhdistyksen kirjanpito on yhdistyksen hallituksen vastuulla. Hallituksen jäsenet ovat velvollisia huolehtimaan siitä, että yhdistyksen kirjanpito on asianmukaisesti hoidettu ja että se noudattaa voimassa olevia kirjanpitosäännöksiä. Tämä sisältää oikea-aikaisen ja tarkkojen kirjanpitoaineistojen keräämisen, kirjaamisen ja säilyttämisen. Mikäli yhdistyksellä on varojenhoitaja tai taloudenhoitaja, heillä voi olla myös vastuu kirjanpidon ylläpitämisestä.
Voitte antaa yhdistyksen kirjanpidon myös meidän hoidettavaksi. Katso lisää Accountor Online -kirjanpitopalvelusta, joka soveltuu erinomaisesti yhdistysten kirjanpitoon.
Kirjanpidon järjestäminen
Kirjanpidon järjestämisessä on tärkeää pitää huolta siitä, että kaikki taloudelliset tapahtumat dokumentoidaan asianmukaisesti ja niistä säilytetään kirjanpitoaineisto. Kirjanpitoaineistoon kuuluvat esimerkiksi kuitit, tositteet, pankkiotteet, laskut, ja muut asiakirjat, jotka todistavat yhdistyksen taloudellisia tapahtumia. Yhdistyksen kirjanpidon säilytysaika on vähintään kuusi vuotta. Tilinpäätöksen ja pääkirjanpidon säilytysaika on kuitenkin vähintään kymmenen vuotta.
Onko yhdistyksen pakko tehdä kirjanpidossa poistoja?
Kirjanpitolain uudistuksen yhteydessä suunnitelman mukaisia poistoja koskevan säännöksen soveltamisalaa supistettiin. Poikkeus jättää suunnitelman mukaiset poistot tekemättä ei enää ulotu yhdistyksiin. Yhdistyksen pitääkin tehdä poistot ennalta laaditun suunnitelman mukaisesti. Lain voimaantulon yhteydessä säädetyn siirtymäsäännöksen mukaan yhdistys saa kuitenkin poistaa ennen lain voimaantuloa (eli 1.1.2016) hankkimansa vanhat hyödykkeet ilman ennalta laadittua poistosuunnitelmaan. Lakia sovelletaan siis vasta niihin hyödykkeisiin, jotka on hankittu lain voimaantulon jälkeen.
Yhdistyksen kirjanpito-ohjelma
Yhdistykselle sopivan kirjanpito-ohjelman valinta on tärkeä päätös, joka vaikuttaa taloudellisen hallinnon tehokkuuteen. Moni yhdistys käyttää alussa kirjanpito-ohjelmana Exceliä, mutta sen käyttö on aikaa vievää sekä altis inhimillisille virheille. Ohjelman tulisi vastata yhdistyksen tarpeita, olla helppokäyttöinen sekä olla tietoturvallinen. Huolellinen harkinta näissä näkökohdissa auttaa valitsemaan oikean kirjanpito-ohjelman yhdistyksen tarpeisiin.
Yhteenveto
Yhdistyksen kirjanpito on keskeinen osa sen taloudellista hallintoa ja päätöksentekoa. Se perustuu kirjanpitolakiin ja -asetukseen, ja sen avulla yhdistys voi seurata taloudellista tilannettaan ja laatia tilinpäätöksen. Kirjanpidon asianmukainen ylläpito on hallituksen vastuulla, ja sen tulee noudattaa kirjanpitosäännöksiä ja säilyttää kirjanpitoaineistoa. Selkeä ja tarkka kirjanpito edistää yhdistyksen läpinäkyvyyttä ja auttaa sen toiminnan kehittämisessä.
