Uuden talousjohtajan 100 ensimmäistä työpäivää
Talousjohtajaan kohdistuu nykypäivänä odotuksia. Työnkuva on laaja, ja se vaikuttaa huomattavasti yrityksen tulokseen sekä siellä työskenteleviin ihmisiin. Kun aloitat uudessa työpaikassa, monet vaativat huomiotasi samaan aikaan, kuin sinulla on täysi työ tutustua uuteen yrityskulttuuriin ja uusin työtovereihisi.
Tämän artikkelin tarkoituksena on varmistaa, että sinulta ei jää mitään oleellista huomaamatta uuden työsi alkuaikoina, oli työsuhteesi sitten vakituinen tai määräaikainen.
Omistaja-arvon maksimointi
Voittoa tavoittelevassa yrityksessä päätavoitteesi on luonnollisesti yrityksen arvon maksimointi. Sitä varten sinut on palkattu. Sen vuoksi sinun on huolehdittava, että yritys on menossa oikeaan suuntaan, sen prosessit on optimoitu ja kaikki sidosryhmät ovat samassa veneessä.
Käsittelemme alla kolmea pääaluetta, jotka sisältyvät rooliisi talousjohtajana:
- Liiketoimintamallin ymmärtäminen ja kehittäminen
- Liikkeenjohdon prosessien ja rutiinien valvonta
- Sisäiset ja ulkoiset suhteet
Osa-alueiden painotukset vaihtelevat huomattavasti tilanteen ja olosuhteiden mukaan. Voi olla niinkin, että joudut työsuhteen alussa sammuttamaan tulipaloja ja ratkaisemaan edeltäjältäsi jääneitä pakottavia ongelmia. Myös työsuhteen aloitusajankohta vaikuttaa siihen, missä painopiste tulee kulloinkin olemaan.
Tilanteesta riippumatta sinulla on uutena työntekijänä ainutlaatuinen tilaisuus saada aikaan muutoksia yrityksessä. Ota alla oleva lista avuksesi ja ryhdy toimeen!
1. Liiketoimintamallin ymmärtäminen ja kehittäminen
Liiketoimintamalli, menneisyys ja tulevaisuus
- Tutustu yrityksen liiketoimintamalliin.
- Hanki perusteelliset tiedot yrityksen taustasta ja historiasta sekä tulevaisuuden suunnitelmista. Mitkä olivat yrityksen lähtökohdat ja mikä on nykyinen tavoite? Mikä on yrityksen liiketoiminnan suunta lähivuosina?
- Selvitä, millä tavalla yritystoiminta tuottaa arvoa. Mitä avainlukuja kannattaa mitata? Avainluvut auttavat hahmottamaan trendejä sekä osoittavat, miten yritys saavuttaa osatavoitteensa matkalla kohti kokonaistavoitetta. Miten yritystä mitataan tällä hetkellä? Jääkö mittauksessa jokin tärkeä tekijä huomioimatta?
- Ota selvää toimialan nykyisestä ja tulevasta verotusasemasta. Onko alalla odotettavissa suuria muutoksia lähitulevaisuudessa?
- Perehdy toimialakohtaisiin lakeihin ja määräyksiin.
- Arvioi sisäisiä sääntöjen noudattamiseen liittyviä ohjausjärjestelmiä, dokumentaatiota ja käytäntöjä.
- Perehdy talousraportointiin liittyviin vaatimuksiin ja arvioi niitä.
- Tapaa yrityksen eri osastojen johtajia.
- Aloita taloudellisten virtojen tehokkuuden arviointi.
- Tutustu yrityksen työtapoihin, kulttuuriin ja visioon sekä sen vahvuuksiin, heikkouksiin, mahdollisuuksiin ja riskeihin.
- Analysoi ja arvioi sisäistä laatutyötä.
Investoinnit
- Arvioi projekteissa ja hankinnoissa sovellettavia päätöksenteon kriteerejä.
- Perehdy investointiprosessiin.
Johto
- Osallistu aktiivisesti johdon kokouksiin ja tue muita johtajia.
- Arvioi vaihtoehtoja talousasioita hoitavien työntekijöiden määrän suhteen. Kumpi järjestely on toimivampi: tehtävien ulkoistus vai palkatut työntekijät? Mitä vahvuuksia talon sisällä on? Mitä osaamista tulisi vahvistaa? Käynnistä rekrytointi tai ulkoista tiettyjä rooleja tai resursseja.
- Arvioi, mikä on muiden tuntemiesi osastojen optimaalinen koko. Keskustele kunkin tällaisen osaston päällikön kanssa.
- Varmista, että mahdolliset bonusohjelmat kannustavat työntekijöitä haluttuun toimintaan.
- Mieti, millaisia laajentumismahdollisuuksia yrityksellä on ja aloita suunnittelu. Missä yrityksen tulee mielestäsi olla 5 vuoden kuluttua?
2. Liikkeenjohdon prosessien ja rutiinien valvonta
Budjetti/ennuste
- Tutustu käytössä olevaan prosessiin.
- Tunnista eri toimintojen budjeteista päättävät.
- Selvitä tarvittaessa, millaista tietoa budjettipäättäjien odotetaan tuottavan ja miten.
- Varmista, että budjetin/ennusteen laatimiselle asetetut sisäiset määräajat ovat kohtuulliset.
- Valmistele käsiteltäväksi johtoryhmässä.
- Arvioi ja tarkista prosessia.
Hankinta ja kulut
- Pyri tunnistamaan yleisiä malleja, jotka ennustavat ongelmia tai riskejä hankintatilanteessa.
- Käy läpi käytössä olevat yleiset ostoehdot. Hyväksyykö yritys liian lyhyitä maksuaikoja?
- Käy läpi koko prosessi ostohetkestä laskun maksuun.
- Arvioi sisäisiä valvontakäytäntöjä ja varmista, että kaikkien sisäisten ja ulkoisten kauppojen eri vaiheita varten on olemassa selkeä vastuunjako. Onko meillä sopiva järjestelmätuki hankintoja varten? Tarvitsemmeko liiketoimintajärjestelmään liitettävää esijärjestelmää?
- Hanki nähtäväksesi ja arvioi voimassa olevat sopimukset ainakin suurimpien kuluerien osalta ja pyri neuvottelemaan paremmat ehdot suurten toimittajien kanssa.
Tilinpäätös ja raportointi
- Kartoita nykyiset kuukausittaisen ja neljännesvuosittaisen välitilinpäätöksen prosessit. Onko niissä tehostamisen varaa?
Verotus ja määräysten noudattaminen
- Tarkista, miten arvonlisävero viedään kirjanpitoon ja ilmoitetaan. Tehdäänkö se oikein?
- Varmista, että verotus suunnitellaan optimaalisesti.
- Käy läpi veroseuraamukset nykyisen tilinpäätöksen osalta. Miten eri vaihtoehdot vaikuttavat yrityksen verotilanteeseen?
- Perehdy yrityksen ulkomaisia valuuttoja koskeviin käytäntöihin.
Tilintarkastus
- Käy läpi yrityksen tilintarkastusprosessi. Voisiko sitä tehostaa esimerkiksi digitaalisella ratkaisulla, joka mahdollistaisi tilintarkastajille pääsyn suoraan liiketoimintajärjestelmään?
- Tutustu aiempiin tilintarkastusraportteihin ja tee prosessiin tarvittaessa parannuksia.
Pankki
- Käy läpi yrityksen pankkirutiinit. Miten toimittajien maksut hoidetaan tällä hetkellä? Voiko käytäntöjä tehostaa esimerkiksi lähettämällä pankkiin maksutiedosto? Käy läpi niin kotimaan kuin ulkomaankin maksut. Miltä valuuttariski vaikuttaa? Olisiko valuuttatilistä hyötyä?
- Käy läpi yrityksen likviditeetti- ja investointistrategia. Olisiko mahdollista sallia heikompi likviditeetti, jos sillä saisi paremman tuoton?
Liiketoiminnan riskit
- Tunnista ja dokumentoi liiketoiminnan riskit ja tiedota niistä kunkin alueen vastuuhenkilölle.
- Seuraa työskentelyä, dokumentoi edistysaskelet ja tunnista uudet riskit.
- Harkitse työryhmän perustamista liiketoimintariskien käsittelyä varten.
Kirjanpito ja raportointi
- Arvioi nykyistä kirjanpito- tai liiketoimintajärjestelmää. Onko se digitaalinen ja mahdollisimman pitkälle automatisoitu? Saatteko sieltä tarvittaessa ladattua raportteja itse? Onko järjestelmästä suora yhteys pankkiin tietojen jatkuvaa päivittämistä varten?
- Pohdi mahdollisuuksia likviditeetin hallinnan parantamiseen. Mikä sitoo tällä hetkellä pääomaa? Tarkista sekä asiakkaiden että toimittajien maksupäivät. Miten yritys käsittelee tuotevarastoa ja siihen sidottua pääomaa? Toimivatko ostot ja toimitukset optimaalisesti tuotevaraston pääomasidonnan tehokkuuden varmistamiseksi?
- Tarkastele projektien kirjanpitoa. Tarvitaanko yrityksessä projektikirjanpitoa? Onko tilikartta synkronoitu sen kanssa? Onko käytössä raportteja projektien seurantaa varten? Varmista, että kaikki kuhunkin projektiin liittyvät kustannukset tulevat kirjatuksi.
- Selvitä, miten nykyistä tilikarttaa käytetään.
- Käy läpi ja tarvittaessa kehitä ja paranna johdon raportteja.
- Selvitä mahdollisuuksia digitalisoida ja automatisoida raportointia.
- Käy läpi raportointi markkinoille, jos yritys on pörssiyhtiö.
3. Sisäiset ja ulkoiset suhteet
Talousjohtaja on toiminnan keskiössä kuin hämähäkki verkossaan. Hänen täytyy pysyä ajan tasalla sidosryhmiensä asioista pystyäkseen vastaamaan kysymyksiin ja kyetäkseen ennakoimaan yritykseen merkittävästi vaikuttavia liiketoimintatapahtumia. On myös tärkeää tietää, kenelle tulee tiedottaa mistäkin asiasta.
Luo suorat tiedotuskanavat yhtiön keskeisiä asioita varten seuraaviin sidosryhmiin:
- Johtoryhmään
- Työntekijöihin
- Suurimpiin yrityksen toiminnan kannalta kriittisiin asiakkaisiin ja toimittajiin
- Pankkeihin
- Tilintarkastajiin
- Sijoittajiin. Vakiinnuta menettelytapa sijoittajasuhteita varten. Dokumentoi tärkeiltä sijoittajilta saatu palaute.
Tutustu palveluihimme
Pysy ajan tasalla talouden ja työelämän muutoksista!
