Tilitoimiston vaihtaminen - Näin vältyt turhilta riskeiltä
Moni välttelee tilitoimiston vaihtamista, vaikka yhteistyö nykyisen toimiston kanssa ei toimisi lainkaan halutulla tavalla. Vanhan tilitoimiston asiakkaaksi jumiudutaan usein turhan pitkäksi aikaa. Onko tilitoimiston vaihtaminen riskialtista? Entä, jos juuri nyt on väärä aika vaihtaa toimistoa?
Lakkaa kärvistelemästä tyytymättömänä kirjanpitäjäsi kanssa – osaavissa käsissä tilitoimiston vaihto sujuu mutkattomasti. Toimiva yhteistyö tilitoimiston ja kirjanpitäjän kanssa on edellytys tehokkaalle ja järkevälle taloudenpidolle. Etsi siis yrityksellesi kumppani, joka varmasti palvelee tarpeitasi ja pelaa kanssasi samaan maaliin.
”Mitä nyt suotta” – eli pari hyvää syytä harkita tilitoimiston vaihtoa
Kun omaa kirjanpitäjää on hankala tavoittaa, keskusteluyhteys on rikkonainen tai kirjanpitäjä ei osaa kertoa talousasioista ymmärrettävästi, kommunikaatioyhteydessä on merkittäviä puutteita. Viestinnän haasteet ovat yksi yrityksien yleisimpiä syitä harkita tilitoimiston vaihtoa. Ammattitaitoisen kirjanpitäjän yksi tärkeimmistä tehtävistä on toimia talouden tulkkina ja vastata asiakkaidensa kysymyksiin.
Puhutteko kirjanpitäjäsi kanssa samaa kieltä? Avaako hän yrityksesi talouden tunnuslukuja sinulle halutessasi ymmärrettävästi? Saatko taloushallintaohjelmistostasi varmasti irti? Käyttekö säännöllisesti läpi yrityksesi tulevaisuuden näkymiä? Jos aprikoit näiden kysymysten kohdalla, on kirjanpitäjäsi toiminnassa mahdollisesti petrattavaa.
Viestinnän haasteet voivat tuntua pieneltä yksityiskohdalta, mutta pahimmillaan puutteellinen viestintä voi johtaa virheisiin kirjanpidossa.
Muista myös, että ennen vaihtamista tilitoimistolle kannattaa antaa palautetta ja toivoa muutoksia toimintaan. Tilitoimistoa ei aina tarvitse kokonaan vaihtaa, jos uusi kirjanpitäjä löytyy vanhan toimiston sisältä. Jos toiminta ei kuitenkaan muutu toivomaasi suuntaan, huonossa yhteistyössä roikkuminen tuo vain yrityksesi arkeen turhia haasteita.
Haluatko saada taloushallinnostasi enemmän irti? Varaa ilmainen esittely asiantuntijoidemme kanssa. ?
Milloin on oikea aika vaihtaa tilitoimistoa tai kirjanpitäjää?
Tilitoimiston vaihto ajoittuu usein tilinpäätöskauden päättymisen jälkeiseen aikaan. Jos yhteistyössä on ollut haasteita, kauden vaihtuessa asia on helppo ottaa työpöydälle. Tilitoimiston vaihdon ei kuitenkaan tarvitse ajoittua tilikauden tai vuoden vaihteeseen, vaan se voidaan toteuttaa milloin tahansa.
Hallittu tilitoimiston vaihto toteutetaan yleensä noin 1-2 kuukauden aikana. Yrityksen talousdata siirretään uuden tilitoimiston järjestelmiin, tarvittavat oikeudet järjestetään uusille tahoille ja uuden järjestelmän käyttö otetaan haltuun. Jos taloushallinnon ohjelmisto vaihtuu tilitoimiston vaihdon yhteydessä, uuden tilitoimiston tehtäviin kuuluu perehdyttää yrityksen edustajat perusteellisesti ohjelman käyttöön.
Näin minimoit riskit tilitoimiston vaihtamisessa
1. Älä juokse hinnan perässä
Hinta voi tuntua houkuttavalta ykköskriteeriltä tilitoimiston valinnassa – kyse on toki merkittävästä kuukausittaisesta kulusta. Mieti pelkän hinnan sijaan kuitenkin ensisijaisesti sitä, mitä hinnalla saat.
Osaava tilitoimisto hyödyntää uusimpia digitaalisia työkaluja ja kykenee muuttumaan ja kasvamaan yrityksesi mukana. Jotta toimiston vaihto osuisi kerralla nappiin, kannattaa arvioida tilitoimiston kyvykkyyttä kehittää palvelutarpeitaan yrityksesi mukana. Millainen tilitoimiston palveluvalikoima on? Onko tilitoimistolla kyvykkyyttä tukea yritystäsi tulevaisuuden tarpeissasi?
Laske hinta-arvio tilitoimistopalveluille:
2. Varmista, että tilitoimistolla on kokemusta yrityksesi toimialasta ja hyvä digitaalinen osaaminen
Kun yrityksesi toimiala on tilitoimistolle tai kirjanpitäjälle entuudestaan tuttu, alan erikoisuuksien ja toimintatapojen selvittämiseen ei tarvitse käyttää yhteistyön alussa aikaa. Tämä sujuvoittaa vaihtoprosessia ja säästää arvokasta aikaasi. Mitä vakiintuneemmat toimintatavat tilitoimistolla on samankaltaisten yritysten kanssa toimimiseen, sitä pienempi riski tilitoimiston vaihtamiseen liittyy.
Tilitoimistosi tulee tuntea käytössä oleva taloushallinnon ohjelmisto kuin omat taskunsa. Tarkista myös, että tilitoimistolla myös kyvykkyyttä ja halua perehdyttää sinut tai tiimiläisesi ohjelmiston käytön saloihin.
Lue myös taloushallinnon palvelun valintaan liittyviin vinkkeihimme >>
3. Tukeeko uusi tilitoimisto yritystäsi vaihtoprosessissa?
Ihanteellisessa tilanteessa uusi kumppanisi ottaa ohjaavan otteen, eikä sinun tarvitse murehtia vaihdosta. Tämä on usein mahdollista tilitoimistoissa, joille on kokemuksen myötä kertynyt selkeä ja asiakaslähtöinen toimintatapa siirtoon.
Onnistuneessa vaihdossa asiat tulevat hoidetuksi suunnitellussa aikataulussa tilitoimiston johdolla. Jos joudut itse toimimaan projektipäällikkönä vaihdoksessa, voi kokemus viedä reilusti resursseja ja tuntua ajatuksenakin raskaalta.
4. Muista viestiä muutoksesta
Tilitoimiston vaihtumisesta tulee muistaa viestiä myös yrityksen sisällä, jotta asia ei tule henkilöstölle yllätyksenä. Esimerkiksi palkanlaskennan muutokset vaikuttavat yrityksessä kaikkiin henkilöihin.
Jos taloushallinnon ohjelmisto muuttuu, ohjelmistoa käyttäviä työntekijöitä on hyvä tiedottaa myös tästä hyvissä ajoin – ja kertoa, että tilitoimisto perehdyttää uuden ohjelmiston käyttöön yksityiskohtaisesti.
Taloushallinnossa asiantuntijuus ratkaisee
Yli 30 paikkakunnalla toimivana kumppanina tuemme niin yrittäjiä, pk-yrityksiä kuin suuryrityksiä ympäri Suomea. Meiltä saat asiantuntevaa palvelua ja laajan valikoiman palveluja taloushallinnosta, HR:stä, palkanlaskennasta sekä laki- ja veroasioista.
Työskentelemme suosituimmilla ohjelmistoilla, Procountorilla ja Netvisorilla. Alan koulutetuimmat asiantuntijat varmistavat, että saat taloushallinnostasi kaiken hyödyn irti. Asiakkaamme arvostavat erityisesti asiantuntijoidemme ystävällisyyttä ja palvelualttiutta — yrityksesi ansaitsee vain parasta!
