Hyppää pääsisältöön
Palkanlaskennan ulkoistaminen
Artikkeli

Miten palkanlaskennan ulkoistus oikein tapahtuu: 6 käytännön askelta

Kansallinen tulorekisteri astui voimaan vuoden vaihteessa, mikä on aiheuttanut harmaita hiuksia monille yrityksille. Tämä on yksi syy, miksi palkanlaskennan ulkoistaminen on kasvattanut suosiotaan yritysten keskuudessa. Ulkoistaminen voi kuitenkin tuntua hankalalta ja aikaa vievältä projektilta. Accountorin palkkatiimin tiiminvetäjä Sini Horppu käy läpi, kuinka helppoa palkanlaskennan ulkoistaminen itse asiassa on.

Palkanlaskennan ulkoistamisen 6 askelta

  1. Ensimmäinen tapaaminen uuden asiakkaan kanssa

Accountorin nimetty yhteyshenkilö ottaa yhteyttä asiakkaaseen sen jälkeen, kun on sovittu yhteistyön aloittamisesta. Tapaamisessa sovitaan, kuinka lähdetään liikkeelle ja mitä kunkin osapuolen tehtäviin kuuluu. Samalla kartoitetaan, kenen kanssa käydään läpi perustamiseen liittyvät asiat kuten yrityksen ja työntekijöiden luominen järjestelmään.

  1. Aikataulun sopiminen

Ensimmäisen tapaamisen yhteydessä sovitaan myös tarkempi aikataulu ulkoistukselle. Tässä otetaan huomioon niin yrityksen henkilömäärä kuin tarvittavien tietojen saaminen vanhalta palveluntarjoajalta. Samalla sovitaan, koska palkanlaskenta alkaa uuden palveluntarjoajan toimesta.

  1. Toimintatapojen kartoitus

Seuraavaksi kartoitetaan yhdessä asiakkaan kanssa käytössä olevat toimintatavat. Tässä käydään läpi palkkatietoihin liittyvät oikeudet ja mahdolliset ulkoiset työajanseurantajärjestelmät kuten esimerkiksi Työvuorovelho.

  1. Yrityksen ja työntekijöiden perustaminen palkkaohjelmaan

Kun toimintatavoista on sovittu ja palkkatietoihin liittyvät oikeudet on kartoitettu, vuorossa on yrityksen ja sen työntekijöiden perustaminen palkkaohjelmaan.

  1. Pankkioikeuksien pyytäminen

Palkanlaskennan ulkoistuksen toteuttaja tekee pankkioikeuksien valtuutuspyynnön, jonka jälkeen asiakas hoitaa valtuutuspyynnön eteenpäin vaatimusten mukaisesti.

  1. Palkanlaskennan aloitus uuden kumppanin kanssa

Kun yllä olevat vaiheet on käyty lävitse, palkanlaskenta uuden kumppanin kanssa voi alkaa sovitun aikataulun mukaisesti.

Kun asiakkaan kanssa tavataan ensimmäisen kerran, sovitaan vastuun jaosta. Näin ollaan selvillä, kuka pyytää ja kuka toimittaa mitäkin.  Sen pohjalta kumpikin osapuoli lähtee toimimaan.

Haasteita ja onnistumisia

Kuten kaikissa ulkoistuksissa myös palkanlaskennan ulkoistamisessa voi ilmetä haasteita. Suurin osa näistä ulkoistamisen yhteydessä tai sen jälkeen ilmenevistä ongelmista liittyvät hiljaisen tiedon siirtymiseen tai siihen, ettei kyseinen tieto siirry uudelle palkanlaskennan kumppanille. Tämä saattaa koskea niin aikaisemman palveluntuottajan kanssa käytettyjä työskentelytapoja tai voimassa olevan Työehtosopimuksen tulkintoja. Tällöin kommunikoidaan yhdessä asiakkaan kanssa ja sovitaan uusista toimintatavoista sekä siitä, kuinka niitä sovelletaan asiakkaan palkanlaskentaan, Sini kertoo.

Vaikka haasteita ilmenee, asiakkaat ovat tyytyväisiä ulkoistuksen tuomaan vapauteen. Heidän ei tarvitse enää laskea palkkapussia palkkapussin perään, vaan he voivat keskittyä oman ydinliiketoiminnan kehittämiseen. Monet nostavat myös esiin, että oma nimetty yhteyshenkilö on kullan arvoinen asia, sillä hän pystyy auttamaan mahdollisissa ongelmatilanteissa.

Palkanlaskennan ulkoistamisen vinkit yritykselle

Palkanlaskennan ulkoistamisessa ollaan kuin yhtä suurta perhettä sen sijaan, että palkanlaskenta hoituisi kasvottoman kumppanin toimesta. Tämän lisäksi ulkoistaminen onnistuu paljon kivuttomammin kuin monet uskovat. Palkanlaskennan siirtämistä kumppanille ei pitäisikään nähdä isona mörkönä, vaan jonain, joka tuo lisäarvoa yritykselle ja helpottaa päivittäistä arkea, Sini Horppu kuvailee.

Asiantuntija:
Sini Horppu
Palkkatiimin tiiminvetäjä

Share