Hyppää pääsisältöön
Sähköistä taloushallintosi
Artikkeli

Näin sähköistät taloushallintosi

Paperinen taloushallinto menettää suosiotaan, kun yritykset siirtyvät yhä enenemässä määrin sähköiseen taloushallintoon. Syitä muutoksen taustalla on esimerkiksi yrityksen liiketoiminnan kehittyminen ja tietoisuuden kasvu erilaisista teknisistä ratkaisuista ja mahdollisuuksista. Yhteistyökumppanit saattavat myös vaatia sähköistä laskutusta, jota pyritään tehostamaan EU:n alueella jopa lakiasetusten kautta. Tällöin tarve sähköistämiseen kumpuaa liiketoiminnan päivittäisestä pyörittämisestä.

Sähköistämisen viisi vaihetta

Paperisen taloushallinnon sähköistäminen tapahtuu viiden vaiheen kautta. Hyvä palveluntarjoaja on tukena koko muutosvaiheen ajan muun muassa antamalla tarvittavia tietoja, määrittelemällä toimialakohtaisia, huomioon otettavia erityispiirteitä ja suunnittelemalla yhdessä yrittäjän kanssa yritykselle sopivia taloushallinnon toimintamalleja. Siirtyminen paperisesta sähköiseen taloushallintoon vaatii aktiivisuutta ja tiedon jakamista myös yrittäjältä itseltään, jotta lopulliset toimintamallit vastaavat yrityksen tarpeisiin.

1. Tarpeet, tavoitteet ja niiden määrittely

Taloushallinnon sähköistäminen lähtee yrityksen tarpeista ja tavoitteista sekä niiden määrittelystä. Tässä vaiheessa kartoitetaan muun muassa sitä, minkälaista taloushallinnon seurantaa yritys tarvitsee ja minkälainen taloudellinen informaatio voisi auttaa juuri kyseistä yritystä tukemaan liiketoiminnan kehitystä. Hyvänä lähtökohtana muutokselle on myös miettiä, mihin halutaan parannusta entiseen verrattuna. Samalla käydään yhdessä läpi liiketoiminnan erityispiirteet ja kuinka ne vaikuttavat sähköisten prosessien suunnitteluun.

2. Prosessien ja työnjaon mietintä

Seuraavaksi käydään yhdessä yrittäjän kanssa läpi yrityksen nykyiset prosessit. Esimerkiksi myyntilaskutusprosessi voi olla paljon monimutkaisempi kuin miltä se etukäteen vaikuttaa. Erilaisten tukijärjestelmien tarpeen kartoitus tai huomioonottaminen esimerkiksi varastonhallinnan ja toiminnanohjausjärjestelmien osalta voi olla oleellinen osa taloushallinnon kokonaisuutta. Myös ostolaskujen käsittelyn vaiheista, kuten laskujen tarkastuskäytännöistä, on syytä keskustella. Kun eri toimintamallit on kartoitettu ja uusia on hahmoteltu yhdessä yrittäjän kanssa, siirrytään miettimään mahdollista työnjakoa. Tässä vaiheessa keskiöön nousee se, mitä yrittäjä haluaa tehdä itse ja mitä hän haluaa ulkoistaa palveluntarjoajalle.

3. Valinta

Ohjelmisto- ja palvelukokonaisuuden valinta tulee ajankohtaiseksi, kun yrityksen tarpeet ja tavoitteet on määritelty tarpeeksi selkeästi. Samalla on tärkeää, että uudet taloushallinnon prosessit ja työnjako on käyty vielä kertaalleen yhdessä läpi, jotta kaikilla osapuolilla on yhtenäinen kuva tulevasta taloushallinnon kokonaisuudesta ja osapuolten vastuista. Valintaan tulisi vaikuttaa eniten se, mikä kokonaisuus sopii parhaiten juuri omalle yritykselle.

4. Tekninen käyttöönotto

Kun palvelutarjoaja on valittu, vuorossa on tekninen käyttöönotto. Vaikka tekninen osuus sisältää paljon palveluntarjoajan suorittamia työvaiheita, käytännössä se vaatii paljon panostusta myös yritykseltä itseltään. Käyttöönoton yhteydessä yrittäjän tulee edelleen jakaa tietoa liiketoiminnastaan eri prosessien toteuttamisen tueksi sekä hoitaa käytännön järjestelyitä, kuten teknisiä sopimuksia pankin tai verottajan kanssa. Yhteistyökumppaneita tulee myös tiedottaa muuttuneesta laskutusosoitteesta tai hankkia puolestaan lisätietoa omien asiakkaiden mahdollisista sähköisistä laskutuskanavista. On myös hyvä välillä pysähtyä yhdessä tarkastelemaan, että tekninen toteutus vastaa alkuperäisiä tarpeita ja tavoitteita, jotta mahdollisia muutoksia suunnitelmassa voidaan ottaa vielä huomioon.

5. Toimintatapojen rutinoituminen ja mahdolliset muutokset

Kun tekninen käyttöönotto on saatu päätökseen, on vuorossa uusien järjestelmien ja prosessien opettelu. Muutoksen alkuvaiheessa taloushallinnon tehtävät saattavat viedä enemmän aikaa, kun valitut järjestelmät tai muuttuneet toimintatavat ovat vielä vieraita. Alun jälkeen yrityksen talousasioiden hoitaminen kuitenkin nopeutuu verrattuna entiseen.

Rutinoituminen uusiin prosesseihin tapahtuu yhdessä palveluntarjoajan kanssa. Tarkoituksena on opetella sitä, kuka tekee mitäkin, miten kaikki toimii ja milloin eri asioita pitää tehdä. Tämä pitää sisällään sekä järjestelmien että työnjaon optimoimisen, eli varmistetaan molempien tyytyväisyys suunniteltuun työnjakoon.

Sähköistämisen haasteita

Siirtyminen paperisesta sähköiseen taloushallintoon on iso muutos, jolle on varattava aikaa. Uusien järjestelmien ja toimintamallien opettelu vaatii kärsivällisyyttä. Samalla on myös tärkeää, että muutoshalukkuus uusien järjestelmien ja työtapojen käyttöönottoon on lähtöisin yrityksestä itsestään, sillä silloin muutokset perustuvat todelliseen tarpeeseen. Omien tarpeiden ja tavoitteiden ymmärtäminen auttaa suhtautumaan muutokseen avoimemmin ja usein uudet asiat on helpompi sisäistää, kun ymmärtää syyn niiden taustalla.

Toinen mahdollinen haaste on se, että prosessit ja asiakkaan tarpeet eivät ole linjassa teknisen toteutuksen kanssa. Tämän taustalla voi olla esimerkiksi toimiala- tai yrityskohtaisia erityispiirteitä tai ongelmia, joita ei ole noussut esiin käynnistysvaiheessa. Tämä voi myös johtua siitä, että työnjakoa ei ole mietitty loppuun asti ja on epäselvää, kuka vastaa mistäkin. Avoin tiedon jakaminen osapuolten välillä on avainasemassa sähköistämisen jokaisessa vaiheessa, jotta mahdolliset haasteelliset tilanteet voidaan välttää.

Lisää tehokkuutta ja tyytyväisyyttä

Hyvin suunniteltuna kokonaisuutena sähköinen taloushallinto tehostaa yrittäjän päivittäisiä taloushallintoon liittyviä töitä ja nopeuttaa samalla toimintaa myös tilitoimistossa. Kirjanpidon aineisto on heti saatavilla, ja kirjanpitäjällä on sama näkymä yrityksen tietoihin kuin yrittäjällä itsellään. Tämä helpottaa kommunikointia, sillä ei ole tarpeen esimerkiksi etsiä yhtä laskua isosta paperikasasta. Samalla kirjanpito pysyy helposti ajan tasalla. Sähköisen taloushallinnon prosessit nopeuttavat myös tilintarkastusta, sillä tilintarkastajalla on pääsy samaan järjestelmään ja tietoihin. Tämän ansiosta yrittäjän ei tarvitse enää kuljetella mappikasaa paikasta toiseen.

Yrittäjät ovat usein erityisen tyytyväisiä siihen, että tiedon saatavuus ja näkyvyys parantuvat sähköistämisen myötä. Aikaisemmin yrityksen taloushallinnon hoitaminen oli sidottu yhteen paikkaan, jossa mappeja ja papereita säilytettiin. Sähköistämisen jälkeen riittää, kun käytössä on kannettava tietokone ja toimiva nettiyhteys. Tämän ansiosta taloushallinnon hoitaminen onnistuu tarvittaessa vaikka lomamatkalla. Jos kokee saavansa reaaliaikaisen kokonaiskuvan yrityksensä taloushallinnosta ja prosessien kulkevan tehokkaasti, on sähköistyksessä onnistuttu.

Haluatko sinäkin päivittää yrityksesi taloushallinto tulevalle vuosikymmenelle?

Lataa modernin talosuhallinnon hoito-opas alla olevan linkin kautta.