Hyppää pääsisältöön
It-hyvinvointi
Blogi

Selkävaivoista kärsivä IT aiheuttaa äkäisyyttä ja huonoa työpäiväkokemusta - IT-hyvinvointi kuntoon!

Huomattava osa suomalaisista kärsii määrittelemättömästä selkäkivusta. Huonot työskentelyasennot yhdistettyinä epäsuotuisiin elintapoihin, johtavat jatkuviin selkäkipuihin. Myös IT-hyvinvoinnin heikentymisessä on kyse samankaltaisesta tilanteesta: Työasemille kertynyt kuona rasittaa käyttökokemusta kuten vyötärölle kertynyt vararengas, ja rajapintojen kautta toisiinsa kytketyt järjestelmät vääntyvät ja paukkuvat vääristä työjärjestyksistä selkärangan tavoin.

Molemmat ovat myös luonteeltaan sellaisia, ettei suomalainen hae ongelmiinsa apua, vaan oppii elämään niiden kanssa. 

Kumpaankin on kuitenkin olemassa ratkaisu: Selkäkipuihin auttaa parhaiten ennaltaehkäisy säännöllisen liikunnan ja terveellisten elämäntapojen muodossa. Myös IT-hyvinvointi varmistetaan parhaiten ennaltaehkäisyllä, mutta siihen ei vaadita jumppaliikkeitä tai reissuja uimahalliin.  

Kyseessä on ongelma, ei ominaisuus

Yksinkertaistettuna kyse on seuraavasta: Kun yrityksen IT-hyvinvointi on varmistettu, saadaan myös varmistettua työntekijöille parempi työpäiväkokemus niin työvälineiden kuin järjestelmien osalta. Tämä tarkoittaa sitä, että jokainen kykenee hoitamaan hänelle osoitetut tehtävät sujuvasti ja tehokkaasti, ilman, että työvälineet tai järjestelmät aiheuttavat ylimääräistä odottelua tai epämääräisiä ongelmia.

Käsitteenä sujuva työpäiväkokemus on selkeä ja helposti ymmärrettävä. Käytännön kokemukset työelämästä ovat kuitenkin syösseet monet sellaiseen epätoivon kuiluun, että sen saavuttaminen tuntuu utopistiselta. Jopa siinä määrin, ettei sujuvasta työpäiväkokemuksesta uskalleta edes haaveilla. Tämä johtaa siihen, että ongelmien kanssa opitaan elämään – kuten sen selkäkivun. 

Mutta tarvitseeko sen mennä näin? 

Mitkä aiheuttavat teillä eniten tuskaa?

Työasemat ja niihin liittyvät lisälaitteet sekä järjestelmät ovat yksi tärkeimmistä tuskan aiheista työntekijän näkökulmasta. Käyttöönoton jälkeen laitteet usein toimivat jonkin aikaa moitteetta, mutta pian sisään vyöryy ajuripäivityksiä, välimuistit täyttyvät ja seuraavaksi laitteen käynnistymisessä kestää kerta kerralta kauemmin. Tai vaihtoehtoisesti näytölle pamahtaa mystinen error-viesti aina käynnistämisen yhteydessä. 

Toinen epätoivoa aiheuttava ongelma on yrityksen taustajärjestelmien käyttö. Varsinkin, jos kyse on kokonaisuudesta, jossa useampi järjestelmä on yhdistetty API-rajapintojen kautta toisiinsa. Joskus järjestelmän käyttö on sujuvaa ja välillä se on kuin polttelisi jäitä. Toisinaan tieto siirtyy ongelmitta ratkaisujen välillä ja toisinaan sitten taas ei.

Kolme lähestymistapaa – kaksi huonoa ja yksi puutteellinen

Se, miten tällaisiin ongelmiin reagoidaan, riippuu organisaatiosta sekä sillä hetkellä käsillä olevasta ongelmasta. Reaktiot ovat kuitenkin usein jaettavissa kolmeen kategoriaan:

  1. Ei tehdä asialle mitään: Kyseessä on ominaisuus, ei ongelma. Tällainen passiivisuus liittyy juuri siihen, ettei parempaa uskalleta odottaa. Näin se on aina ollut ja näin se tulee aina olemaan.
  2. Kutsutaan avuksi kaikki työkaverit. Ehkä joku lopulta osaa auttaa, mutta sen henkilön löytymiseen ja ongelman ratkaisemiseen käytetään parikymmentä henkilötyötuntia.
  3. Soitetaan tukeen. Kynnys tukeen soittamiseen on usein turhan korkea, joka johtaa siihen, että sinne soitetaan ainoastaan pahimmassa ja kiireellisimmässä hädässä. Useimmat IT-tukipalvelut toimivat siten, että ensimmäinen kontakti kirjoittaa ongelmasta tiketin, jonka jälkeen se vasta siirtyy varsinaisen asiantuntijan työlistalle. Apua tarvittaisiin heti, mutta sitä saadaan sitten joskus. 

Jos samoja keinoja sovellettaisiin selkäkipujen hoitoon, vaihtelisivat ne kivun kanssa elämisestä kahvipöytädiagnooseihin ja siihen, että liian suurilla painoilla kyykkyä treenannut katkaisee punttisalilla selkänsä, mutta ambulanssi noutaa hänet vasta ensi viikolla.

Ennaltaehkäisy toimii paremmin.

Uskalla vaatia enemmän IT-tueltasi

IT:n hyvinvoinnin varmistaminen tarkoittaa ongelmien juurisyiden paikantamista ja ratkomista sekä ongelmien ennaltaehkäisyä. Tämä onnistuu vain, jos IT-tuki toimii proaktiivisesti ja sille asetetaan seuraavia vaatimuksia:

  • IT:n terveydentilaa on kyettävä seuraamaan kokonaisuutena siihen tarkoitetuilla työvälineillä: Jos jokin ajuripäivitys hidastaa työasemien toimintaa 5 %:lla, ei käyttäjä sitä välttämättä vielä havaitse, mutta tuen on kyettävä se havaitsemaan. Tuen pitää myös löytää tälle ratkaisu.
  • Jos hyödynnetään ulkoista IT-tukea, ei ole kohtuutonta vaatia tältä keskitettyä yhteyspistettä (single-point-of-contact), joka kykenee myös ratkaisemaan valtaosan tälle suunnatuista kyselyistä ensimmäisellä yhteydenotolla. Vaadi siis todellista tukipalvelua call-centerin sijaan. Niissäkin vaativimmissa tapauksissa, joissa vaaditaan enemmän kuin yksi keskustelu, on asiakkaan suuntaan säilyttävä sama keskitetty yhteyspiste.
  • IT-tuelta voidaan myös vaatia jatkuvasti kehittyvää toimintaa, varsinkin, jos sitä ostetaan palveluna. Mikäli sama ongelma toistuu, tulee se voida ratkaista nopeammin toisella kerralla. Käytännössä tähän tarvitaan ratkaisutietokanta, jonne kirjataan kaikki käsitellyt ongelmatilanteet sekä niiden ratkaisut. Erinomainen kumppani hyödyntää tätä myös proaktiivisesti ja ratkoo samat haasteet muilta käyttäjiltä ilman erillistä pyyntöä.
  • Käyttäjätasollakin voidaan rohkeasti vaatia IT:ltä enemmän. Kipujen kanssa ei tarvitse jäädä yksin.

Proaktiivisuus on muutakin kuin jugurtti

Näillä toimenpiteillä varmistetaan IT-hyvinvointi kestävästi. Kuten elintapojen muutoksessa selkäkipujen hoidossa, on tässäkin kyse jatkuvasta tekemisestä ja pysyvästä muutoksesta – ei kertaluontoisesta toimenpiteestä. 

Toki kuten selkärangalla, myös kaikilla yrityksen työasemilla, sovelluksilla ja taustajärjestelmillä on oma elinkaarensa, joka saavuttaa jossain vaiheessa päätepisteensä. Tässä kuitenkin yhtäläisyydet päättyvät, sillä toisin kuin selkärangan, voidaan nämä kierrättää ja vaihtaa uusiin.

Ja hyvä kumppani ratkaisee tämänkin proaktiivisesti.

 

Kirjoittaja

Tilaa Accountor ICT:n uutiskirje!

Share