Hyppää pääsisältöön
Digitaalinen työympäristö Accountor ICT
Blogi
ICT

Työ muuttui, muutuitko sinä?

Teknologia mahdollisti työn muutoksen

Halusi sitä myöntää tai ei, tapamme tehdä työtä on muuttunut. 

Yhä useamman työpäivät muodostuvat etäpalavereista, erilaisista ryhmätöistä ja sadoista sähköposteista. Näitä kaikkia yhdistää se, että niitä pystytään tekemään riippumatta käyttäjien fyysisestä sijainnista. Tai ainakin pitäisi pystyä. 

Tämä on erinomainen tilaisuus parantaa ihmisten työssä viihtymistä tuomalla työntekoon joustavuutta, jollaista ei aiemmin ole nähty. Toisaalta tämä vapaus ja joustavuus voi tuottaa organisaation turvallisuudelle riskejä, jollaisia ei ole aiemmin nähty.

Teknologia mahdollistaa työn kehityksen. Jo pelkästään työn tuotteena tuotettavat materiaalit, palvelut ja asiat muodostuvat nykyään pääasiassa datasta. Kaikki liiketoimintaan liittyvä tieto tallentuu dataksi ja siihen tarvitsee päästä helposti käsiksi, jotta vaatimus työn joustavuudesta toteutuu. 

Tätä dataa saatetaan myös käsitellä erilaisissa ryhmätyötiloissa oman organisaation ulkopuolisten tahojen kanssa, kuten asiakkaiden tai kumppaneiden. Joskus on tarve keskustella näiden kanssa kasvotusten, mutta aina se ei vaadi fyysistä läsnäoloa. Etäpalaverit ovat korvanneet monet paikan päällä pidettävät kokoukset.

Ei silkkaa ruusuilla tanssimista

Teknologian, varsinkin uuden teknologian, käytön kuvaukset ovat usein ihanteellisia ja huolettomia. Liitettynä vielä asioihin kuten työnteko joustavasti paikasta ja ajasta riippumatta, josta moni on varmasti haaveillut turhaan vuosia, voidaan puhua visioista, jotka kuulostavat liian hyviltä ollakseen totta. Ja rehellisyyden nimissä on myönnettävä, että täysin ongelmatonta se ei olekaan. 

Tietoturvan ja GDPR:n nimissä organisaatio on saattanut suhtautua skeptisesti liiketoiminnan siirtämiseen pilveen. Mikä voi olla ihan validi valinta, mutta silti tässä on saattanut jäädä huomaamatta, että samalla kun on sanottu ei pilvitransformaatiolle, on kuitenkin sanottu kyllä Office 365:lle. Ja missä ihmiset käsittelevät liiketoimintakriittistä dataa eniten? Vastaus on sähköpostissa. Varuillaan kannattaa olla myös sen suhteen, käsitelläänkö ja jaellaanko dataa kuluttajakäyttöön tarkoitetuilla pilvisovelluksilla niiden tuoman helppouden vuoksi, koska virallisemmat reitit ovat kielletty.

Kokonaisuuden hallinta ja toimintavarmuuden takaaminen kaikissa tilanteissa ei ole aivan yksinkertaista sekään. Digitaalinen työympäristö muodostuu kuitenkin käyttäjistä, työasemista ja sovelluksista, joten se elää amebamaista jatkuvaa muutosta. Loppukäyttäjät odottavat ympäristön toimivan samanlailla jokaisena hetkenä, jokaisessa paikassa, mutta taustalla oleva ekosysteemi on monimutkainen ja sen toimintavarmuus herkkä pienillekin muutoksille. 

Ja jos IT-johdolla ei ole näkyvyyttä laitteiden terveydentilaan ja käytössä oleviin sovelluksiin on vaikea havaita käytettävyyttä heikentäviä piileviä pieniä ja suuria toistuvia ongelmia. Samoihin asioihin liittyen tulee toistuvia avunpyyntöjä palveluntarjoajalle, joka kiittää laskutettavasta työstä, mutta ongelman juurisyyt jäävät ratkaisematta.

Askelmerkit toimivaan työympäristöön

Tässä vaiheessa on myönnettävä, ettei modernin digitaalisen työympäristön autuus synny pelkästä teknologiasta. Teknologia on hyvä renki, mutta huono isäntä. 

Jotta yrityksessänne saataisiin digitaalinen työympäristö turvallisesti kaikkien käyttöön, ottakaa huomioon ainakin seuraavat asiat:

  1. Rakenne – Suunnitelmallisuus digitaalisen työympäristön rakennusvaiheessa ratkaisee monta ongelmaa, jo ennen kuin ne muodostuvat ongelmiksi.
  2. ProsessitMääritellään toimivat ja yhtenäiset prosessit, joilla varmistetaan, että tehdystä panostuksesta saadaan sen koko potentiaali irti. Mitä pystytään automatisoimaan ja kuka tekee mitäkin.
  3. Teknologia – Toimivat laitteet ja yhtenäiset työkalut. Jos kaikki työskentelevät yhdenvertaisilla välineillä, voidaan varmistaa myös niiden yhteensopivuus ja datan käsittelyn sujuvuus. Muista myös, että teknologialla on oma elinkaarensa, eikä mikään tekniikkaan liittyvä ole ikuista.
  4. Yhteiset pelisäännöt – Teknologia mahdollistaa paljon, mutta jos sen käytöstä ei ole yhdessä sovittu, ei sen hyödyt realisoidu.

Jos käytätte, tai harkitsette, Help Desk -palveluita tuottavaa kumppania - vaadi heiltä proaktiivista ongelmanratkaisua ja juurisyiden selvittämistä pelkän tikettien käsittelyn sijaan. Muuten työympäristön jatkuvaa toimivuutta ei voida taata.

Miksi vaivautua välittämään työn muutoksesta?

Kuten todettua, fakta on, että työ on muuttunut. Ja viimeistään työntekijät tulevat vaatimaan muutosta myös organisaatiolta. Tätä vastaan ei kuitenkaan edes kannata taistella, sillä saavutettava hyöty koskettaa kaikkia:

Tehokkuus- Toimiva digitaalinen työympäristö säästää aikaa jokaisessa toimenpiteessä, jonka jokainen työntekijä tekee joka hetki verrattuna huonosti toimivaan työympäristöön. Viikkotasolla puhutaan jo hyvin merkittävästä tehokkuusloikasta per työntekijä.

Kustannussäästöt– Jos alkaisi laskea niitä kustannuksia, jotka syntyvät toimimattoman teknologian ja prosessien vajaavaisuuden synnyttämästä tehokkuusvajeesta, alkaisi monia talousjohtajia itkettämään. Tämän ei kuitenkaan tarvitse olla näin.

Työviihtyvyys ja työnantajakuva- Antamalla työntekijöille mahdollisuuden työskennellä haluamallaan tavalla, tinkimättä yrityksen tietoturvasta, parannetaan työssä viihtymistä ja annetaan kuva organisaatiosta, jossa ihmiset viihtyvät ja jonne halutaan tulla töihin. Ja työtä on mukava tehdä silloin, kun työvälineet toimivat sovitulla tavalla.

Tehdäkö itse vai pyytääkö apua?

Kaikki tämä on organisaation itsensä tehtävissä, mutta helpoiten ja nopeimmin toimivan digitaalisen työympäristön hyödyt saa käyttöönsä pyytämällä ulkopuolisen asiantuntijan apua. 

Ympäristön toimintavarmuus vaatii jatkuvaa ylläpitoa ja seurantaa, joka voi olla omalle organisaatiolle turhan raskasta, joten sen suhteen kannattaa harkita ulkopuolista apua.

Meillä Accountor ICT:llä palveluun kuuluu mm.:

  • Proaktiivinen tuki – Robotiikan avulla seuraamme työasemien terveydentilaa reaaliajassa, jolloin voimme ratkaista ongelmia, ennen kuin ne muodostuvat ongelmiksi 
  • Juurisyiden analysointi – Mikäli jokin ongelma toistuu jatkuvasti, selvitämme ja ratkaisemme sen juurisyyt
  • Joustava hinnoittelu – Hinnoittelumme perustuu palvelun käyttöön. Mitä enemmän ratkomme ongelmien juurisyitä, sitä vähemmän maksat. Juurisyiden ratkaisu on meille hyvän palvelun merkki.

Digitaalinen työympäristö

Share