Anna palkanlaskenta kumppanin hoidettavaksi ja helpota arkeasi – lue hyödyt!

Palkanlaskennan ulkoistaminen on ajankohtaista useissa yrityksissä. Palkkoihin liittyvään raportointiin kohdistuu myös aikaisempaa tiukempi aikataulu.  Palkkapalveluidemme asiakkuusjohtaja Hannu Sormunen kertoo, miksi kannattaa harkita ulkopuolista kumppania palkanlaskennan hoitamiseen.
 

Palkat maksetaan oikein ja ajallaan

Palkanlaskentaa ohjaavat monet lait ja sopimukset. Niiden hallitseminen vaatii jatkuvaa tietotaidon ylläpitämistä. Yritykset voivat keskittyä omaan ydinliiketoimintaansa ja jättää palkkahallinnon muutosten seurannan ulkoistuskumppanin huoleksi. GDPR ja Kansallinen tulorekisteri toimivat hyvinä esimerkkeinä palkkahallintoon vaikuttaneista muutoksista. Ulkoistuspalvelukumppani kouluttaa palkanlaskijoitaan jatkuvasti muuttuviin säädöksiin. Lisäksi kumppanin resurssien avulla voidaan huolehtia esim. lainsäädännön muutosten seurannasta tehokkaasti.

Työntekijät ovat yrityksen tärkein voimavara ja siksi jokainen työnantaja haluaa hoitaa palkkojen maksamiseen liittyvät velvollisuudet ajallaan. Sisäinen palkanlaskenta on yksi tapa, mutta siihen sisältyy usein resurssi-osaamisriskejä. Ulkoistuskumppanin käytössä olevat parhaat käytännöt, jatkuva koulutus sekä toimivat varamiesjärjestelyt varmistavat, että palkat ovat työntekijän tilillä ajallaan.

Osaava kumppani varmistaa myös sen, että vaikkapa Kelan hakemukset ja erilaiset työnantajalle maksettavat korvaukset, kuten perhevapaakorvaus, haetaan ajallaan.
 

Lakisääteinen viranomaisraportointi kuten kuuluukin

Tulorekisterin myötä maksetut palkat on raportoitava viiden päivän sisällä maksusta. Myöhästymisiä ei ole vielä sanktioitu, mutta jatkossa niistä saattaa tulla yritykselle seuraamuksia. Ulkoistusyritysten ydinliiketoiminta vaatii tarkkaan hiotut prosessit, joten raportit toimitetaan aina ajallaan ja oikein.

Myös raportoinnin tulee olla oikein tehty, joten palkanlaskijan on tiedettävä esimerkiksi jokaisen palkkaerän kohdalla, mistä tulolajista on kyse. Ulkoistetun palkanlaskennan ammattilainen on näiden yksityiskohtien syväosaaja.
 

Järjestelmien päivittäminen palveluntarjoajan toimesta

Palkanlaskentaan käytettävien ohjelmien on oltava ajan tasalla. Kun yritys laskee palkat itse, järjestelmien ajantasaisuus on yrityksen omalla vastuulla. Usein pelkkä ohjelmien päivittäminen ei riitä, vaan myös erilaisten asetusten muokkaaminen muuttuvan lainsäädännön mukaan vaatii ohjelmistotoimittajan koulutus- ja konsultointipalveluiden hankintaa. Kun palkat on ulkoistettu, tämä kaikki tapahtuu palveluntarjoajan toimesta.