Palkanlaskennan ulkoistaminen – Miksi ja miten?
Työntekijät ovat yrityksesi tärkein voimavara ja siksi palkkojen maksamiseen liittyvät velvollisuudet on syytä hoitaa tarkasti. Tässä artikkelissa kerromme miksi palkanlaskenta kannattaa ulkoistaa ja kuinka se käytännössä tapahtuu.
→ Miksi palkanlaskenta kannattaa ulkoistaa?
→ Näin se käy – 6 askelta palkanlaskennan ulkoistamiseen
Miksi palkanlaskenta kannattaa ulkoistaa?
Säästä omaa ja työntekijöidesi aikaa
Palkanlaskenta vie sisäisesti hoidettuna valtavasti resursseja ja voi olla aikataulupaineen vuoksi stressaavaa.
Palkanlaskennan ulkoistaminen antaa sinulle ja työntekijöillesi mahdollisuuden keskittyä yrityksen ydinliiketoimintaan palkkapussien pyörittelyn sijaan. Jatkossa voit hyödyntää työntekijöidesi parhaita taitoja yrityksen liiketoiminnan pyörittämisessä ja sen kehittämisessä. Aika on myös rahaa. Ulkoistetun palkanlaskennan hinta on yleensä halvempi kuin sisäisesti hoidettuna.
Ole aina ajoissa ja ajan tasalla
Palkanlaskennan kumppanin tehtävänä on huolehtia, että palkka maksetaan työntekijöidesi tilille ajoissa ja ajantasaisten lakien ja säädösten mukaisesti.
Palkanlaskentaa ohjaavien lakien ja sopimusten tunteminen vaatii jatkuvaa tietotaidon ylläpitämistä. Ulkoistettu kumppani seuraa lainsäädännön muutoksia ja keskustelua niiden ympärillä, sekä kouluttaa palkanlaskijoita jatkuvasti muuttuviin säädöksiin.
Vältä virheet
Ei enää tiedon tai taitojen puutteesta tai kiireestä aiheutuvia turhia riskejä – ulkoistettu kumppanisi auttaa välttämään turhat virheet palkkojen maksuissa.
Tarkkaan hiottujen prosessien avulla kumppanisi huolehtii myös viranomaisraportoinnista ja varmistaa, että esimerkiksi erilaiset Kelan hakemukset ja työnantajalle maksettavat korvaukset haetaan ajallaan.
Toimiva varahenkilöjärjestely
Valitse kumppaniksesi riittävän suuri toimija – näin saat tueksesi kokonaisen asiantuntijatiimin, joka takaa palvelun jatkuvuuden. Vaikka yrityksellesi nimetty palkanlaskija sairastuisi, viestikapula vaihtuu ja hommat hoidetaan sujuvasti, kun tiimi on riittävän suuri ja prosessit käytännössä hyväksi todettuja.
Päivitetyt ohjelmistot takaavat tarkkuuden ja turvallisuuden
Ulkoistetun kumppanin tehtävänä on huolehtia, että yrityksesi palkanlaskentaa hoidetaan modernimpien työkalujen avulla tehokkaasti ja tarkasti.
Jos yrityksesi laskee palkat itse, on käytössä olevien ohjelmistojen ajantasaisuus yrityksesi omalla vastuulla. Pelkkä ohjelmistojen päivittäminen ei usein riitä: erilaisten asetusten muokkaaminen muuttuvan lainsäädännön mukaan voi vaatia ohjelmistotoimittajan koulutus- ja konsultointipalveluiden hankintaa.
Näin se käy – 6 askelta palkanlaskennan ulkoistamiseen
1. Yhteistyö starttaa
Ensimmäisessä tapaamisessa palkanlaskentakumppanin kanssa sovitaan yhteisistä toimintatavoista, toimenpiteistä ja eri osapuolten vastuualueista. Samalla sovitaan siitä, kuka on yrityksesi yhteyshenkilö, jonka kanssa perustamiseen liittyvät asiat käydään läpi.
2. Aikataulun sopiminen
Ulkoistamisen tarkka aikataulu sovitaan ensimmäisen tapaamisen yhteydessä. Yrityksen henkilöstömäärän lisäksi esimerkiksi tarvittavien tietojen saaminen aiemmalta palveluntarjoajalta voi vaikuttaa aikatauluun.
3. Toimintatapojen kartoitus
Seuraavassa vaiheessa yrityksesi toimintatavat kartoitetaan huolellisesti. Palkkatietoihin liittyvät oikeudet ja mahdolliset ulkoiset työajanseurantajärjestelmät, esimerkiksi Työvuorovelho, käydään tarkasti läpi yhdessä kumppanin kanssa.
4. Yrityksen ja työntekijöiden perustaminen palkkaohjelmaan
Kun toimintatavoista on sovittu ja palkkatietoihin liittyvät oikeudet on kartoitettu, vuorossa on yrityksen ja sen työntekijöiden perustaminen palkkaohjelmaan.
5. Pankkioikeuksien pyytäminen
Palkanlaskennan toteutusta varten kumppani tarvitsee yrityksesi pankkioikeudet. Tämä hoituu helposti: yrityksesi tulee vain toimittaa kumppanin lähettämä valtuutuspyyntö eteenpäin vaatimusten mukaisesti.
6. Kumppani ryhtyy hommiin!
Kun yllä olevat vaiheet on käyty läpi, palkanlaskenta kumppanin kanssa voi alkaa sovitun aikataulun mukaisesti. Yrityksellesi nimetty yhteyshenkilö on helposti tavoitettavissa ja auttaa tarvittaessa.
Kun ulkoistat palkanlaskennan Accountorille, voit nauttia ulkoistuksen tuomasta vapaudesta. Yrityksesi työntekijät voivat keskittyä ydinliiketoimintaan – me huolehdimme palkkapussien pyörittelystä tarkasti ja turvallisesti.
