Перейти к основному содержанию
Статья

Электронные доказательства в трудовых спорах - обзор судебной практики

Автор

Организации всё больше переходят на электронное взаимодействие с персоналом и поэтому трудовых спорах всё чаще используются электронные доказательства.

Статья поможет разобраться с практикой применения электронных доказательств в судебных спорах, а именно, поможет ответить на вопросы:

  • Какие электронные доказательства могут сыграть в пользу работодателя в споре?
  • Какие электронные доказательства дают преимущество работнику?

Ситуации применения электронных доказательств в трудовых спорах

Признание отношений трудовыми из-за электронной переписки

Работодателю следует быть осторожным в электронном общении с теми, с кем не оформлен трудовой договор. Электронное общение может являться доказательством для признания отношений трудовыми. Пленум Верховного Суда назвал переписку сторон по электронной почте одним из показателей трудовых отношений.

Из Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 29 мая 2018 г. N 15:

«При разрешении вопроса, имелись ли между сторонами трудовые отношения, суд … вправе принимать любые средства доказывания … . К таким доказательствам, в частности, могут быть отнесены … переписка сторон спора, в том числе по электронной почте …».

Обсуждение рабочих вопросов в мессенджерах также указывает на наличие трудовых отношений и переписка может быть использована в суде в качестве доказательства. К примеру, Самарский областной суд принял такие доказательства.

Из Апелляционного определения Самарского областного суда от 14 мая 2019 г. по делу N 33-5506/2019:

Судебная коллегия отклонила апелляционную жалобу работодателя и подтвердила вывод суда первой инстанции об установлении факта трудовых отношений. В качестве доказательств работником были представлены рабочая тетрадь и переписка в мессенджере Viber, согласно которой: «между сторонами велась переписка о корпоративном телефоне, на который направлена информация ... о необходимости представить отчеты ..., а также просьба прийти за получением расчета и передать записи и данные ...».

СМС-сообщения также могут представлять опасность для работодателей. Их в качестве доказательства наличия трудовых отношений принял, например, Президиум Хабаровского краевого суда.

Из Постановления Президиума Хабаровского краевого суда от 12.11.2018 N 44Г-179/2018:

В подтверждение факта трудовых отношений работником были представлены договор аренды ТС, справки о количестве купленного товара, квитанции о получении платы за доставку товара, распечатки телефонных звонков, из которых усматривалось, что работодатель периодически совершал звонки.  Были приняты во внимание и сообщения SMS: «... содержание текстовых сообщений через Whats App, СМС указывает на то, что [работодатель] передавала [работнику] адреса доставки ... ».

Согласование перевода работника на другую должность, в другую местность, либо на другое место работы в электронном виде

Также не стоит использовать электронную почту и корпоративную систему документооборота для согласования перевода работника без использования ЭЦП. В законодательстве не предусмотрено такой формы трудового договора и доп. соглашений к нему. На это указал Мосгорсуд.

Из Апелляционного определения Московского городского суда от 14.11.2018 N 33-50084/2018:

Мосгорсуд признал правомерным вывод суда первой инстанции о признании увольнения незаконным и восстановлении истца на работе.

«Соглашения между сторонами трудового договора относительно изменения рабочего места истца не заключалось. ... при установлении истцу нового рабочего места и переводе его в другую местность требовалось письменное согласие работника, которое работодателем получено не было.

Действующим трудовым законодательством не предусмотрена электронная форма документооборота при заключении трудовых договоров и дополнительных соглашений к трудовым договорам.». Судебная коллегия также учла объяснения истца, согласно которым он не был ознакомлен с приказом о временном изменении места работы.

Заявление на увольнение от работника по электронной почте

Не спешите увольнять работника, который прислал заявление по электронной почте. Расторгнуть трудовой договор можно только на основании заявления в письменной форме и на бумажном носителе. Такой вывод делают Верховный суд Республики Коми и Мосгорсуд.

Сотрудник написал заявление об увольнении и отправил его скан в отдел кадров по электронной почте. Компания отказалась издавать приказ об увольнении, посчитав, что основанием для увольнения по собственному желанию может служить только оригинал заявления, а не его копия или скан. Сотрудник обратился в суд.

Суд первой инстанции в удовлетворении требований работника отказал. Работник подал апелляционную жалобу.

Из Апелляционного определения Верховного суда Республики Коми от 29.03.2018 по делу N 33-1853/2018:

Судебная коллегия по гражданским делам ВС РК определила решение суда первой инстанции оставить без изменения т.к. согласно ст.80 ТК РФ «… заявление об увольнении по собственному желанию может рассматриваться как имеющий юридическую силу документ при подаче его на бумажном носителе при наличии в нём собственноручной подписи работника», а «электронный документооборот допускается только с дистанционными работниками с использованием ЭЦП» (в данном случае работник не имел ЭЦП и не работал удалённо).

Обратная ситуация происходит с отзывом заявления об увольнении. Мосгорсуд, Президиум Кемеровского областного суда указываютработник может любым способом сообщить о том, что передумал уходить, в том числе по электронной почте.

Если сомневаетесь, оформлять ли увольнение, лучше уточните у сотрудника его желание.

Дело из Кемерово:

Сотрудница в установленном законом порядке написала заявление об увольнении. Через несколько дней по электронной почте она отправила работодателю заявление об отзыве предыдущего, но, несмотря на это, работодатель уволил сотрудницу. Далее последовала серия судебных разбирательств, в ходе которых суды устанавливали факт отказа от заявления об увольнении на основании документа, отправленного по электронной почте.

Из Постановления Президиума Кемеровского областного суда от 18.06.2018 N 44г-40/2018:

«Судом апелляционной инстанции установлено, что … на электронный адрес работодателя … направлено заявление об отзыве своего заявления об увольнении …, т.е. судом установлен факт отказа истца от заявления об увольнении… Суд апелляционной инстанции пришел к выводу, что … надлежащим образом уведомила работодателя о намерении продолжить трудовые отношения»

Уведомление о сокращении по электронной почте

Уведомлять работника о предстоящим увольнении по электронной почте рискованно. Нижегородский областной суд считает, что предупреждать о сокращении можно в любой форме. Однако Верховный суд Республики Бурятия  не признает электронное письмо надлежащим доказательством уведомления.

Из Апелляционного определения Нижегородского областного суда от 04.06.2019 по делу N 33-5728/2019:

«Доводы истца о том, что надлежащим образом истец получил уведомление о предстоящем сокращении только 30 мая 2018 года, о недопустимости в качестве доказательства уведомление работника о сокращении занимаемой должности электронной переписки, судебная коллегия находит несостоятельными и отклоняет, поскольку действующим законодательством форма уведомления о предстоящем увольнении по сокращению не установлена.».

Из Апелляционного определения Верховного суда Республики Бурятия от 23.11.2016 по делу N 33-6287/2016:

«ответчиком была нарушена процедура увольнения, истцу не предлагались имеющиеся на момент его увольнения вакантные должности; уведомление о сокращении не было вручено в установленный срок в письменном виде и под роспись, мотивированное мнение первичной профсоюзной организации в надлежащей форме работодателем получено не было. Судебная коллегия соглашается с данными выводами суда первой инстанции».

Есть риски и в том, чтобы предлагать вакантные должности тем, кого сокращаете, в электронном виде. Мосгорсуд посчитал, что рассылки персоналу вакансий по корпоративной почте недостаточно, чтобы уведомить о свободных местах тех, кто попал под сокращение. Однако, если указать в письме, как выбрать вакантное место, шансы выиграть спор повышаются. Так, в похожей ситуации Мосгорсуд признал допустимым предложение вакансии на корпоративном портале организации.

Из Апелляционного определения Московского городского суда от 28 ноября 2018 г. N 33-48052/2018:

«Давая оценку обстоятельствам рассылки по корпоративной электронной почте в адрес работников данных об открытых вакансиях в период проведения организационно-штатных мероприятий, на которую ответчик ссылался как на подтверждение соблюдения процедуры предложения работнику Г. имеющихся вакантных должностей, суд первой инстанции обоснованно указал на информационный, массовый характер такой рассылки, не разъясняющий конкретному работнику Г. возможность ознакомления с вакантными должностями и возможность выразить согласие определенным способом. С выводом суда о несоблюдении работодателем трудовых прав увольняемого работника Г. при таких обстоятельствах судебная коллегия соглашается.».

Согласование отсутствия на рабочем месте в электронном виде

Оправданием прогула может считаться то, что работник согласовал отсутствие в электронном виде. Так, Челябинский областной суд признал переписку с начальником в мессенджере достаточным доказательством договоренности с руководителем о днях отгула. А Саратовский областной суд признал увольнение незаконным из-за отказа организации принять заявление об отгуле по электронной почте. Работнику полагался отпуск как инвалиду. Получив электронное письмо, работодатель обязан был предоставить дни отдыха.

Из Определения Челябинского областного суда от 08.04.2019 по делу N 11-4171/2019:

«Исследовав переписку в мессенджере "Телеграмм" иных работников … с директором общества …, обсуждавших рабочие вопросы и согласовывавших с ним отсутствие на рабочем месте посредством переписки в мессенджере … возможность невыхода на работу согласуется с директором ООО "Элемент" по средствам электронной переписки в "Телеграмм", суд пришел к правильному выводу о том, что в ООО "Элемент" не заведено предоставление работниками заявлений о предоставлении им отпуска без сохранения заработной платы или иных дней отдыха в соответствии с трудовым законодательством.»

Как усилить позицию в суде

Электронные доказательства рассматриваются наравне с остальными, но наличие документов на бумажном носителе, нотариальное заверение, либо установка ЭЦП в некоторых случаях может значительно повысить шансы на победу в суде.

Подтверждение подлинности электронной переписки

Чтобы развеять сомнения суда в подлинности электронных доказательств, не забудьте заверить их у нотариуса.

Сохраняйте бумажные копии

После получения документов от работника в электронном виде (например, отзыва заявления об уходе, объяснений по поводу нарушения дисциплины и др.), попросите прислать их копии на бумажном носителе. Кадровые документы, в частности, уведомления о сокращении также стоит оформлять не только в электронном виде, но и на бумаге.

Закрепите правила электронной переписки

Указание того, в каких случаях используется электронная переписка в локальном нормативном акте или коллективном договоре может придать силу вашим доказательствам в суде и поможет защитить вас от использования работником электронных документов, не предусмотренных локальными нормативными актами или коллективным договором.

Если в трудовом договоре указать электронные адреса, с которых работник и работодатель будут обмениваться сообщениями, то в случае спора сторонам не придется доказывать то, что это именно они посылали письма через электронную почту.

Юристы Аккаунтор предоставляют услуги в сфере трудового и миграционного права. Свяжитесь с нами для получения консультации по оптимизации правовых рисков и получения помощи в защите ваших интересов.

Share