Перейти к основному содержанию
Статья

Переход на электронные трудовые книжки в 2020 году

В 2020 году начнётся формирование электронных трудовых книжек. Мы разобрали вопросы, связанные с их внедрением:

Как будет происходить переход на электронные трудовые книжки

Если человек впервые будет устраиваться на работу после 1 января 2021 года, возможность выбрать формат трудовой книжки у него не будет. Все, кто будет впервые трудоустраиваться после этой даты, не будут иметь возможности выбрать бумажный формат трудовой книжки.

Все работающие граждане в течение 2020 года смогут решить, хотят ли они использовать электронные книжки: 

  • До 31 декабря работники могут подать заявление работодателям в произвольной форме указав в ней, ввести электронную трудовую книжку или сохранить бумажную. 
  • Если работник попросил сохранить бумажную книжку, то работодателю нужно будет вносить сведения и в электронную версию книжки, и в бумажную. 
  • Если работник не напишет заявление до конца 2020 года, то работодатель продолжит вести трудовую книжку этого работника на бумаге, заполняя при этом и электронную версию.
  • Информация о заявлении работника включается в сведения о его трудовой деятельности для хранения в Пенсионном фонде РФ. 
  • Работник, сохранивший бумажную трудовую книжку, в будущем при смене места работы также сможет ей пользоваться.

Если человек не имел возможности подать заявление, но хочет сохранить бумажную трудовую книжку

Если человек не имел возможности подать заявление до 31 декабря, и если он не работал 31 декабря по указанным ниже причинам, то он сможет сделать это в любое время: 

  1. 31 декабря 2020 года этот работник был трудоустроен, но не исполнял свои трудовые обязанности:
    • Находился в отпуске;
    • Находился на больничном;
    • Был отстранён от работы в случаях, предусмотренных ТК РФ или другими правовыми актами;
  2. Работник уже имел стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не был трудоустроен.

Что нужно знать работодателям об электронной трудовой книжке

В связи с появлением нового формата трудовых книжек работодателям нужно будет следовать новым правилам и выполнять определённые обязанности:

  • В 2020 году нужно будет единоразово обеспечить применение электронных трудовых книжек в соответствии с законодательством. 
  • Кроме того, у работодателя появятся новые постоянные обязанности. 

Одноразовые мероприятия в течение 2020 года

Для введения электронных трудовых книжек в организации работодателю необходимо:

  1. Принять или изменить локально-нормативные акты при необходимости (с учётом мнения профсоюзной организации при наличии);
  2. Подготовить изменения в соглашения и коллективные договоры при необходимости (с учётом мнения уполномоченных представителей работников);
  3. Обеспечить техническую готовность для предоставления сведений о трудовой деятельности сотрудников в ПФР;
  4. До 30 июня 2020 года уведомить сообщить каждому работнику в письменной форме об изменениях в законе относительно электронных трудовых книжек и о возможности выбрать форму хранения информации – бумажную или электронную.

Новые постоянные обязанности с 2020 года

Ежемесячный отчёт в ПФР по форме СВЗ-ТД

С 1 января 2020 года работодатели обязаны каждый месяц не позднее 15 числа сообщать в Пенсионный фонд о кадровых мероприятиях (приём, перевод, увольнение). Для этого нужно будет сдавать отчёт «Сведения о трудовой деятельности работников» (СВЗ-ТД).

При предоставлении таких сведений впервые в отношении работника нужно вместе с этим предоставить сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 г.

Отчётность с 2021 года

Начиная с 1 января 2021 года работодатели должны будут сообщать в Пенсионный фонд о приёме на работу или увольнении не позднее следующего рабочего дня за днём издания приказа о приёме на работу или увольнении.

Если сотрудник предпочёл использовать бумажную трудовую книжку, сведения в электронном виде всё равно нужно предоставлять. Дополнительно к этому нужно заполнять бумажную трудовую книжку сотрудника. 

Share