Перейти к основному содержанию
Payroll automation and future
Статья

Расчёт заработной платы в ближайшем будущем

К каким изменениям подготовиться компаниям?

Роботизация и автоматизация активно влияют на расчёт заработной платы, постепенно исключая ручные операции. Эти изменения положительно влияют на бизнес в совершенно разных аспектах, в том числе: 

  • На процессы и скорость расчёта заработной платы;
  • На ежедневную жизнь и благополучие работников;
  • На бизнес в целом;
  • На удовлетворённость клиентов услугами бухгалтера или внешней аутсорсинговой компании.

Наши финские коллеги из Аккаунтор рассказали о том, как можно подготовиться к изменениям в расчёте заработной платы и возможных будущих проблемах. Это поможет компаниям подготовиться к изменениям условий работы в будущем и использованию новых инструментов.

Предлагаем перевод статьи. Структура материала:

Изменение процессов

Основная часть расчёта заработной платы – работа с большими объёмами информации: сбор, сортировка и использование. К этой информации относятся, например: отработанное время, налоговые сведения, отпуска, пропуски, а также любые изменения в трудовых отношениях, на которые влияют законы и коллективные соглашения. 

Вся эта информация собирается из разных источников внутри организации и за её пределами и составляет систему расчёта заработной платы. Обычно информация передаётся от человека к человеку в ходе разных процессов. Например: 
сотрудник записывает почасовые данные в систему → руководитель утверждает сведения и передаёт бухгалтеру → бухгалтер выполняет расчёт заработной платы.

Наиболее трудоёмкая часть такого процесса – это управление данными. Сложность и продолжительность расчёта будет зависеть от того, насколько быстро информация переходит с одного этапа на другой. Рабочие инструменты, в том числе применяемые в расчёте заработной платы, сильно влияют на повседневную жизнь сотрудников. С развитием технологий многие этапы работы удаётся автоматизировать и сам процесс расчёта заработной платы сильно изменяется. В будущем это повлияет на обязанности бухгалтеров. Поэтому каждому бухгалтеру по расчёту заработной платы следует и развивать свои навыки, чтобы соответствовать изменениям.

С точки зрения бухгалтера по расчёту зарплаты

Исчезнет ли должность бухгалтера по расчёту заработной платы из-за автоматизации?

Хоть процесс расчёта зарплаты за последние годы сильно изменился, мы видим только часть того, на что способны технологии. В будущем всё больше работ будет автоматизироваться. 

Если основная часть расчёта будет автоматизирована, то у бухгалтера освободится время на выполнение других задач. Институт предпринимательства Финляндии считает, что должностные обязанности расчётчиков со временем изменятся или полностью устареют с вероятностью до 97%.

С точки зрения бухгалтера звучит устрашающе, но пугаться не стоит. Даже если должность бухгалтера исчезнет, появятся новые должности для специалистов по труду и заработной плате. Сама сфера расчёта заработной платы останется стратегически важным участком деятельности компаний. Поэтому те бухгалтеры, которые смогут переквалифицироваться, смогут остаться на этом участке. 

Какие навыки нужны бухгалтеру будущего? 

С изменением должностных функций нужно развиваться в новых направлениях. Современному бухгалтеру необходимо развивать следующие знания и навыки: 

  • Владение новыми системами. Когда ПО берёт на себя ответственность за выполнение большего количества задач, управление ими становится сложнее. Задача человека – знать и поддерживать функционирование системы.
  • Широкое понимание разных функций. Уже сейчас расчёт заработной платы тесно связан со многими другими функциями как внутри компании, так и за её пределами. Эксперт со знаниями в области финансового управления, управления персоналом, экономикой и связанного с ними законодательства – важный актив для компании в будущем. 
  • Стратегическое видение. Успешный бухгалтер будущего будет развивать свои навыки, профессиональную экспертизу, а также активно изучать новые способы повышения эффективности повседневных бухгалтерских задач. 

С точки зрения менеджмента

Автоматизация требует эффективного управления изменениями

Покупка современного ПО, его установка и внедрение новых процессов в компании не являются обязанностями бухгалтера. Это входит в ответственность руководства. 

Инструменты для расчета заработной платы – инвестирование в будущее компании

Зарплата сотрудников – одна из самых крупных статей расходов компании. Поэтому очень важно определить стоимость реальной работы сотрудника, которую он выполняет в рамках своих обязанностей. Зачастую при оценке стоимости труда сотрудника не учитывается, сколько часов он тратит на заполнение бумаг, согласования и возможные исправления. В конечном итоге, работа, связанная с расчётом заработной платы всех сотрудников, обходится в крупную сумму. 

В небольших компаниях, со штатом в несколько человек, траты на бумажную работу, конечно, меньше. Но с увеличением количества сотрудников важно, чтобы на всех этапах работы время использовалось рационально. 

При оценке работы системы расчёта заработной платы стоит обратить особое внимание на передачу и управление информацией. Хорошо, чтобы вся информация, касающаяся сотрудника, собиралась либо в одной системе, либо в разных, но которые могут быть легко связаны между собой. Объединение данных о персонале, заработной плате и их активный анализ помогают менеджменту принимать основанные на фактах решения, например, делать прогнозы о необходимом использовании рабочей силы и затратах в будущем.  

Пример компании Valio

Хороший пример оптимизации процессов и унифицированного управления данными – компания Valio. В ней данные о заработной плате и кадрах сотрудников объединены в одной системе. Объединение облегчило работу как руководства, так и бухгалтеров. Это изменение повысило скорость передачи информации и значительно улучшило процессы.

С точки зрения управления персоналом

Автоматизация расчёта зарплаты позитивно влияет на трудовые отношения

Расчёт заработной платы – неотъемлемая часть трудовых отношений. Поэтому документы по расчёту, бухгалтерии и всему, что с ними связано, обычно необходимы кадровому отделу. Автоматизация позволяет связать функции расчёта заработной платы и кадрового учёта ещё сильнее, объединить данные в одном месте и упростить управление процессами. 

Жизнь сотрудников тоже упрощается, когда они могут найти информацию о работе в одном месте – отработанное время, оставшееся количество дней отпуска, предстоящие выплаты и т. д. 

При автоматизации процессов кадровый отдел будет отвечать за функционирование системы, чтобы отдел, как и прежде, выполнял свои задачи с точки зрения как работников, так и бизнеса в целом.

Влияние на благосостояние организации

Благосостояние организации сильно зависит от благосостояния сотрудников. Автоматизация процессов позволяет сильно упростить повседневную жизнь всех сотрудников, поскольку:

  • Уменьшает ручной труд;
  • Освобождает время для более значимой, полезной, творческой и интересной работы;
  • Устраняет ненужный стресс, обеспечивая правильность расчёта заработной платы, уменьшая риск ошибок и количество исправлений;

Всё это помогает организации улучшить повседневную работу, сделать сотрудников счастливее и повысить благосостояние организации в целом.

Влияние на клиентов бухгалтерских фирм

Довольные клиенты – одна из важнейших целей аутсорсинговых компаний, которые ведут расчёт заработной платы. 
С развитием технологий клиенты могут получить более высокий уровень обслуживания. Поэтому компаниям при разработке и выборе новых инструментов следует учитывать потребности и пожелания клиентов.  

Чего ждут клиенты от бухгалтерских компаний 

Все компании стремятся улучшать процессы, поэтому клиентам бухгалтерских фирм нужно всё больше и больше, чем просто расчёт заработной платы. Связь систем между собой и быстрая передача информации в будущем будет ещё важнее. 

В будущем, среди прочего, клиентам будут нужны: 

  • Объединённые системы расчёта заработной платы и кадрового учёта, которые упрощают управление кадрами;
  • Общий доступ, позволяющий и бухгалтерским компаниям, и клиентам иметь доступ к одной и той же информации о сотрудниках и их зарплате;
  • Электронные согласования: подтверждение отпусков, командировок, больничных и т. п. в приложениях сильно ускоряет процесс, позволяя несильно отвлекаться от повседневных задач. Сейчас многие документы нужно дублировать и в бумажном виде, так требует законодательство, но в будущем можно будет обходиться без бумажных заявлений;
  • Эффективная отчётность, которая помогает разным подразделениям в компании;
  • Улучшенная защита данных – в эпоху GDPR использования Excel недостаточно, чтобы соответствовать потребностям клиентов.

Заключение

Статья наших коллег во многом описывает не только будущее расчёта заработной платы, но и те возможности, которые есть сейчас. Некоторые вещи из перечисленных мы уже сейчас применяем на практике. Но не всё сейчас можно полностью автоматизировать. Некоторые документы (например, заявления на отпуск) обязательно должны создаваться в бумажном виде. 

Многие из описанных в статье вещей, доступны уже сейчас. Как профессионалам, так и компаниям, необходимо их осваивать, чтобы в будущем не отставать.

Share