Hyppää pääsisältöön
Artikkeli

Kun ei-kenellekään-kuuluvat tehtävät valtaavat toimitusjohtajan pöydän, on aika kutsua HR hätiin

Tyypillinen merkki siitä, että yritys alkaa tarvitsemaan apua HR:ssä, on se, että toimitusjohtajan tai talousjohtajan pöydälle alkaa kertymään tehtäviä, joilla ei ole selvää tekijää. Ne voivat olla esimerkiksi uusien työntekijöiden aloittamiseen, palkanmaksuun tai lomien järjestelyyn liittyviä hallinnollisia asioita.

“Yleensä toimitusjohtaja pärjää hyvin siinä vaiheessa, kun työntekijöitä on kourallinen, eikä henkilöstötyötä vielä ole merkittävästi. Yrityksen ja henkilöstön kasvun myötä työ kuitenkin kumuloituu, ja osaamisen ja työtä helpottavien prosessien puute korostuu”, kertoo Accountorin kumppanikonsultti Merja Helkelä, jolla on kokemusta muun muassa IT- ja asiantuntijayritysten parista.

Tässä vaiheessa toimitusjohtajalla on muutamia vaihtoehtoja: palkata uusi henkilö tekemään HR-asioita, delegoida tehtävät nykyiselle työntekijälle tai ulkoistaa HR-työt. Jokin ratkaisu tilanteessa kannattaa tehdä, sillä hallinnolliset työt voivat huomaamatta haukata merkittävän osan toimitusjohtajan työajasta.

Merja Helkelä

Ulkoistettu ei ole ulkopuolinen

Eri vaihtoehtoja punnitessa pk-yrityksen toimitusjohtajaa voi mietityttää: voiko ulkoistettu HR todella toimia?

Ihmiset ovat asiantuntijayrityksen keskiössä, ja HR siten yksi keskeisimmistä funktioista. Monelle toimitusjohtajalle ajatus HR:n ulkoistamisesta saattaa tuntua vieraalta. Myös Merja Helkelä kertoo aluksi epäilleensä, onko konsultin mahdollista saavuttaa riittävä luottamuksen taso.

“Siinä olen kääntänyt takkini. Ajattelin, että pitää olla sisällä yrityksessä, jotta voi saavuttaa vaaditun luottamuksen tason. Nykyään ajattelen, että luottamus ei ole kiinni siitä, kenen palkkalistoilla olet, vaan siitä, oletko itse luottamuksen arvoinen”, hän toteaa nyt.

Perusprosesseista eteenpäin – hyvän työnantajakuvan perusteet muurataan pienistä asioista

Yritykset ovat erilaisia, mutta Helkelä tunnistaa HR:n kehittämisessä selkeän kehityskaaren. Mitä pienempi tai nuorempi yritys on, sitä enemmän apua tarvitaan henkilöstöprosessien luomisessa ja tehostamisessa.

“Lähdemme liikkeelle pienestä. Keskitymme asioihin, joilla saadaan arki sujumaan: miten saadaan rekrytoinnit rullaamaan, työsuhteen aloittamiseen liittyvät työt tehtyä sujuvasti, työterveyshuolto ja työsuojelu järjestettyä. Kun perusteet on rakennettu, voimme siirtää huomiota henkilöstön kehittämiseen”, Helkelä kuvailee.

Työn johtotähdeksi kannattaa Helkelän mielestä alusta asti ottaa hyvä työnantajuus. Perusprosessien työstäminen ei välttämättä ole erityisen hohdokasta, mutta sitäkin tärkeämpää liiketoiminnan sujuvuuden kannalta. Toimitusjohtajan stressikertoimia vähentää tieto siitä, että työnantajan lakisääteisten vastuiden hoitamisessa ei ole puutteita.

“Asiantuntijayrityksissä, etenkin IT-yrityksissä, on tärkeää löytää ja vakuuttaa parhaat osaajat. Ensimmäinen askel on miettiä, tukevatko henkilöstöprosessit ja johtamiskäytännöt mielekkään työkulttuurin syntyä. Vasta sen jälkeen tulee hienojen henkilöstöetujen aika”, Helkelä vinkkaa.

HR Ulkoistaminen isoissa organisaatioissa

Hieman suuremmissa organisaatioissa huomio kiinnittyy usein johtamisen kehittämiseen. Asioiden etenemisessä voi olla tahmeutta tai työyhteisössä haasteita, mutta ongelman juurisyytä vaikea tunnistaa. Kokenut HR-konsultti tunnistaa, mistä kiikastaa, ja osaa suositella sopivia toimenpiteitä.

Ammattitaitoinen HR kykenee hoitamaan osa-aikaisesti jopa 150 henkilön yrityksen asiat

Konsultoinnin etuja sisäiseen HR:ään verrattuna ovat joustavuus ja monipuolinen tietotaito. HR-konsultin voi pyytää tekemään töitä juuri sen asian parissa, missä tarve on kriittisin, ja juuri siinä mittakaavassa, kuin on taloudellisesti mahdollista. Näin hallinnollisia pullonkauloja saadaan tehokkaasti purettua. Ulkoistaminen on nopeampaa ja riskittömämpää kuin rekrytointi.

HR voi olla toimitusjohtajalle korvaamaton keskustelukumppani. Organisaatioissa ei välttämättä ole ketään, jonka puoleen kääntyä niissä moninaisissa ongelmissa, mitä toimitusjohtaja työssään kohtaa. Suhde hallitukseen voi puolestaan olla etäinen. "Toimitusjohtajalle työläiltä ja raskailta tuntuvat asiat voi HR-ammattilainen hoitaa nopeasti ja tehokkaasti", kuvailee Helkelä.

 “Muistan ikuisesti kun eräs toimitusjohtaja sanoi minulle, ettei hänellä ole ketään muuta, kenen kanssa näitä asioita pyöritellä. Se, että voi olla tällaisessa apuna, on todella hienoa. Toimitusjohtaja saa sydämeltään pois asioita ja voi keskittyä varsinaiseen bisnekseen”, Helkelä kertoo.

Pienelle yritykselle puoli päivää HR-konsultin aikaa viikossa voi riittää pitkälle, mikä voi Helkelän mukaan tulla yllätyksenä monille yrittäjille ja toimitusjohtajille.“Kokemukseni mukaan jopa 150 työntekijän yrityksen HR-asiat voi hoitaa osa-aikaisesti, kun tekijänä on kokenut HR"  Merja Helkelä laskee ja perustelee: "Lyhyessäkin ajassa saa paljon aikaan, kun ei joudu sormi suussa miettimään, mitä erilaisissa tilanteissa tehdä”.

“HR-konsultin palkkaaminen esimerkiksi puolikkaaksi päiväksi viikossa voi jo riittää."

Helkelä tunnistaa ulkoistetussa HR:ssä monia hyviä puolia. Toimiminen erilaisten yritysten kanssa tuo perspektiiviä ja ymmärrystä toimivista käytännöistä. Tilanteita voi havainnoida puolueettomalta maaperältä, hieman erillään organisaation hierarkiasta.

“Voin toimia johdon peilipintana. Saatan kysyä esihenkilöiltä: ‘Huomaatko, jos toimit noin, mitä se aiheuttaa muissa ihmisissä?’ HR-konsulttina on helpompi nostaa keskusteluun myös hankalia asioita.”

Viisi ulkoistamisen hyötyä:

Viisi syytä ulkoistaa
  1. Ripeys. Ulkoistamalla HR-työt yrityksessä ei tarvitse käynnistää rekryprosessia. Avun saa nopeasti (ja apu itsessään on nopeaa).
  2. Monipuolisuus. Mistä tietää, minkälaisen osaajan sitä tarvitsee? Etsimme juuri sopivan osaajan tarpeisiinne.
  3. Parhaat käytännöt. Konsultti näkee maailmaa yhden yrityksen ulkopuolelta ja osaa suositella parhaita käytäntöjä.
  4. Skaalautuvuus. Kasvoivatko HR-työt? Ei ongelmaa. Konsultilta voi helposti ostaa lisää aikaa, jotta HR:stä ei tule pullonkaula kasvulle.
  5. Riskittömyys. Tilanteet muuttuvat ja joskus avun tarve pienenee. Konsultin kanssa sopimus joustaa myös alaspäin, mikäli tilanne niin edellyttää.

Haluatko vapauttaa aikaasi? Ota yhteyttä, autan mielelläni!

Share